ช่วงเวลาใน Process Group ของ PMP

ในช่วงกลุ่มกิจกรรมทั้ง 5 ใน PMP นั้น โดยปกติจะไล่เรียงลำดับกันไป คือ Initiating, Planing, Executing, Monitoring and Controlling, Closing แต่เวลาในการทำนั้น สามารถเชื่อต่อและสามารถทับซ้อนกันได้แต่ละช่วงเวลานั้น ความสำคัญของ Process Group นั้น จะแต่ต่างกันไป ตามรูปภาพ

ซึ่งเห็นสังเกตุได้คือ Monitoring and Controlling จะมีส่วนในช่วงเวลาตลอดโครงการ
ส่วนที่สำคัญ คือ Planing, Executing ซึ่งเป้นการวางแผนแล้วต่อด้วยการทำ




PMP ได้แสดงภาพให้เห็นชัดเจนว่ากิจกรรมใดมีความสำคัญช่วงไหนอย่างไร ลองทำความเข้าใจกับรูปนี้ดูนะครับ

Closing Process Group กลุ่มกระบวนสุดท้าย ของ PMP

Closing Process Group ถือเป็นกลุ่มสุดท้ายก่อนจบโครงการโดยเป็นกิจกรรมใช้ในการปิดโดรงการ เมื่อโครงการนั้นๆ เสร็จสิ้นหรืออาจถูกยกเลิกก็ได้ โดยเมื่อกิจกรรมClosing Process เสร็จสิ้น นั้นหมายถึง โครงการ หรือ project phase นั้นเสร็จสิ้น

โดยกิจกรรมที่ PMBok บอกไว้นั้นได้แก่

Close Project

ของกิจกรรมนี้เป้นการนำ Process มาจบให้ได้

Contract Closure.
กิจกรรมงานในจั้นนี้ทำเพื่อตรวจสอบทุกสัญญาให้เรียบร้อยรวมถึงทุกปิด ส่งคืนของทุกอย่างในสัญญาที่ได้หรือใช้ในการทำโครงการ Project

เท่าก็เสร็จสิ้นกิจกรรม ของ PMBoK 5 area แล้ว

ขั้นสี่ Monitoring and Controlling Process Group กลุ่มกระบวนการตรวจสอบและควบคุมของการบริหารโครงการ

ขั้นตอนนี้ เป็นขั้นเฝ้าสังเกตณ์และควบคุมดูว่าจะมีปัญหาอะไรที่จะเกิดขึ้นได้หรือไม่ เพื่อได้มีกิจกรรมที่เหมาะสมในการจัดการกับสิ่งที่จะเกิดขึ้น โดยประโยชน์หลักของ Monitoring and Controlling Process Group คือการได้สังเกตุและวัดผลจากการวางแผน โดยการทำขั้นตอนนี้ใน PMP นั้น รวมไปถึงการป้องกันสิ่งที่คาดว่าจะเป็นปัญหาเกิดขึ้นด้วย

โดยกิจกรรมตัวอย่างเช่น
-ตรวจสอบและวัดผลโครงการ
-ทำการป้องกันกิจกรรมต่างๆ
-ทำการทวนสอบและจัดการการเปลี่ยนแปลงของโครงการ
-ตรวจจับเฝ้าระวังความเสี่ยง

เป็นต้น

ขั้นสาม Executing Process Group กลุ่มกระบวนการดำเนินงานของการบริหารโครงการ

การทำ Executing Process ของ PMP นั้นจะทำเรื่องการดำเนินงานตามความต้องการของโครงการให้เป็นไปตามนั้นตอนที่เราได้วางแผนไว้ โดยขั้นตอนนี้จะทำเรื่องการประสานงานของบุคคลากรส่วนต่างๆและทรัพยากรต่างๆ ที่ต้องใช้ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ในการทำโครงการ Project ในลุล่วง

โดยขั้นตอนนี้จะทำให้เกียวกับขอบเขตในชัดเจนรวมทั้งการเปลียนแปลงขอบเขตงานด้วย ซึ่งโดยส่วนใหญ่ Executing Process จะต้องทำการดูแผนงานและปรับเปลี่ยนอีกครั้ง เช่น กิจกรรมที่เพิ่มขึ้น การปรับจำนวนทรัพยกร ซึ่งการปรับแผนนั้นอาจส่งผลต่อโครรงการ หรือ ไม่ส่งผลเลย ก็ได้แต่สิ่งที่สำคัญคือ ต้องทำการวิเคราะห์ก่อน ซึ่งการวิเคราะห์จะให้ผลต่อการเปลี่ยนแปลงทันที ทำให้เราได้ Baseline ในการทำ Project ใหม่

โดยวัตถุประสงค์ในขั้นตอน Executing ของการทำ Project management ของ PMP คือ

-ระบุงานที่ต้องทำให้เสร็จในแผนการจัดการโครงการ
-ติดต่อ และจัดการ ทรัพยากร
-นำสิ่งที่เปลี่ยนแปลงมารวมในโครงการ
-แจ้งข้อมูลข่าวสารของโครงการ

โดยกิจกรรมที่ต้องทำในชั้นนี้ได้แก่

Direct and Manage Project Execution
Perform Quality Assurance
Acquire Project Team
Develop Project Team
Information Distribution
Request Seller Responses
Select Sellers

ขั้นสอง Planing Process Group กลุ่มกระบวนการวางแผนของการบริหารโครงการ

ขั้นนี้เหมือนเป็นหลักการสร้างแบบของโครงการว่าโครงการนั้นมีอะไรที่ต้องทำบ้าง โดยเราจะได้ข้อมูลทรัพยกรต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น ตารางงาน เวลา งบประมาณ ในการทำงานโครงการอย่างละเอียด รวมไปถึงความต้องการ ความเสี่ยง ข้อจำกัดต่างๆ ในขั้นตอนPlaning Process Group นี้ ซึ่งมีบางคนได้เปรียบเทียบไว้ว่า ขั้นตอนนี้เหมือนกระดูกสันหลัง ดังนั้นเราต้องทำให้มันแข๊งแกร่งที่สุด


"These processes also identify, define, and mature the project scope, project cost, and schedule the project activities that occur within the project."(PMBOKGuide,46,2004)



โดยวัถคุประสงค์จากขั้นตอน Planing Process Group นี้ ได้แก่

-ได้แผนของการบริการโครงการทั้ง 9 ด้าน ของ Knowlegdes area ของ PMP

-ทำ Work breakdown Structure (WBS) แตกงานออกมาดูว่ามีอะไรบ้างที่ต้องทำ

-ระบุความเสี่ยงของโครงการมีอะไรด้านไหนบ้าง



โดยสิ่งที่เป็นกิจกรรมและให้Output ของPlaning Process Group ใน PMP ที่ต้องได้ออกมามีดังนี้


Develop Project Management Plan


Scope Planning


Scope Definition


Create WBS


Activity Definition


Activity Sequencing


Activity Resource Estimating


Activity Duration Estimating


Schedule Development


Cost Estimating


Cost Budgeting


Quality Planning


Human Resource Planning


Communications Planning


Risk Management Planning


Risk Identification


Qualitative Risk Analysis


Quantitative Risk Analysis


Risk Response Planning


Plan Purchases and Acquisitions


Plan Contracting

ขั้นแรก Initiating Process Group กลุ่มกระบวนการเริ่มต้นของการบริหารโครงการ

ใน PMI ได้อธิบายไว้ว่า ขั้นตอนแรกของการทำโครงการคือ Initiating Processes โดยความหมายคือ กระบวนการที่ปฎิบัติเพื่อตรวจสอบและกำหนดขอบเขตงานในแต่ละขั้นตอนหรือทั้งโครงการซึ่งได้ให้ผลงานแบบต่อเนื่องของโครงการ ซึ่งในหลายๆ ขั้นตอนของกระบวนการเริ่มต้น (initiating processes) นั้น ซึ่งถูกกำหนดจากองค์กร ผู้จัดหากระบวนการ เป็นคนที่ให้ข้อมูลว่ากับขั้นเริ่มต้นของโครงการ



วัถตุประสงค์ของ Initiating Processes ที่อธิบายไว้ใน PMBOK คือ

-สร้าง Project Charter

-มอบหมายงานให้ Project manager

-หาวิธีการควบคุมโครงการ

-มอบทรัพยากรให้กับคณะทำงานในโครงการ


โดยก่อนเริ่มขั้นตอน Initiating Processes นี้ ส่วนใหญ่โครงการนั้นต้องถูกศึกษามาระดับหนึ่งแล้ว โดยต้องทราบสิ่งเหล่านี้ก่อน คือ

-ความต้องการจากทางธุรกิจ(Business Requirment) ต้องทราบถึงความต้องการก่อนว่าทางองค์กรหรือทางธุรกิจนั้นต้องการสิ่งใด และความต้องการนั้นต้องผ่านการเห็นชอบมาแล้ว

-มีการหาทางเลือกอื่นๆให้กับโครงการ (Project selection)เมื่อทราบถึงความต้องการเราต้องทำการหาทางเลือกอื่นๆ ไว้ก่อนด้วย เพื่อมีโอกาสเป็นทางเลือกที่ดีกว่า

-ศึกษาแล้วว่ามีความเป็นไปได้ (Feasibility)

-มีวัตถุประสงค์ของโครงการแล้ว



เมื่อมีสิ่งเหล่านี้แล้ว โครงการถึงจะเริ่มต้นทำกันได้ โดยในขั้นเริ่มต้นมีดังนี้



ซึ่งสิ่งที่ต้องทำในได้นั้นใน Initiating Processes มีอยู่ 2 อย่างคือ


Develop Project Charter เป็นเอกสารหลักที่ผ่านการตรวจสอบอย่างเป็นทางการโดยผู้ให้การสนับสนุนหรือผู้เริ่มโครงการใช้เพื่อเป็นการยืนยันโครงการกับ ผู้จัดการโครงการให้มีสิทธ์ใช้ทรัพยากรองค์กรในการทำโครงการนั้นๆ


โดยส่วนใหญ่ Project Charter นั้นจะมาจากหรือประกอบ สัญญา ข้อตกลง,ปัจจัยต่างๆในองค์กร,ทรัพยากรของบริษัท,สถานะของโครงการ



Develop Preliminary Project Scope Statement ส่วนนี้จะทำเรื่องขอบเขตงานต่างๆ ในโครงการ เช่น สิ่งที่ส่งมอบ วิธีการยอมรับหรือการส่งมอบงาน วิธีการควบคุมงาน และขอบเขตของงาน โดย Project Charter นั้นถือเป็น ส่วนหนึ่งในการทำPreliminary Project Scope Statement


โดยประโยชน์ของProject Scope ในการจัดการโครงการ (Project management) สร้างขึ้นมาเพื่อยืนยันถึงความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับ ขอบเขตการดำเนินโครงการ หรือขอบเขตความต้องการของระบบใหม่เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการทำงานเกินขอบเขต หรือ ScopeCreep นั้นเอง

-----------------------------------------------------------------
ความหมายจาก PMBOK Guide

Project Charter [Output/Input]. A document issued by the project initiator or sponsor that formally authorizes the existence of a project, and provides the project manager with the authority to apply organizational resources to project activities.



"Initiating Processes [Process Group]. Those processes performed to authorize and definethe scope of a new phase or project or that can result in the continuation of halted projectwork. A large number of the initiating processes are typically done outside the project’sscope of control by the organization, program, or portfolio processes and those processesprovide input to the project’s initiating processes group."


"Develop Project Scope Statement (Preliminary) [Process]. The process of developing the
preliminary project scope statement that provides a high level scope narrative."

องค์ประกอบสำตัญของวงจรของโครงการของ PMBOK

การทำงานในแต่ละเรียกว่า Process กลุ่มของกิจกรรมและการกระทำที่เกี่ยวข้องกันที่ต้องทำให้ถึงกลุ่มเป้าหมายที่เราตั้งไว้

Process. A set of interrelated actions and activities performed to achieve a specified set of products, results, or services.(,PMBOK Guide,2004,367)

โดยคุณลักษณะทั่วไปของ Process
ทำโดย ทีมงาน Project
แบ่งขั้นหลัก Initiating ,Planning, Executing, Monitoring & Controlling ,Closing ได้ดังนี้
สามารถทับซ้อนกันได้
ทำเป็นแบบวนรอบได้ Iterative

การแบ่งกลุ่มของการบริหารโครงการ (Project management) โดยทั่วไปจะแบ่ง Process เป็น 5 กลุ่มขั้นตอนดังนี้
• Initiating Process Group
• Planning Process Group
• Executing Process Group
• Monitoring and Controlling Process Group
• Closing Process Group.

อีกส่วนหนึ่งก็คือ 9 Knowledge Areas เป็นการบริหารจัดการด้านต่าง ซึ่งมีสำคัญในการทำงานของโครงการให้ไหลลื่นได้ตลอดเวลา โดยมีดังต่อไปนี้

Project Integration Management
Project Scope Management
Project Time Management
Project Cost Management
Project Quality Management
Project Human Resource Management
Project Communications Management
Project Risk Management
Project Procurement Management

ซึ่ง 5 Phases 9 Knowledge Areas เป็นองค์กรสำคัญในการเข้าใจถึงหลักการบริหารจัดการโครงการ (Project management) ตามหลักของ PMP ซึ่งนำทั้ง 2 อย่างมาประสานกันจะแบ่งออกได้เป็นช่วง ว่าPhase ไหน ต้องทำอะไรในKnowledge Areas ไหนบ้าง ตามรูปภาพจาก IBM

Project Life Cycle วงจรของโครงการ

ในความหมายของ PMBok Guide วงจรของโครงการคือ แต่ละช่วงของโครงการซึ่งเชื่อมต่อกันระหว่างการเริ่มต้นถึงการเสร็จสิ้นโครงการ

"The project life cycle defines the phases that connect the beginning of a project to its end."(19,2004)

โดยการแบ่งช่วงการจัดการโครงการนั้น ทำเพื่อให้การจัดการบริหาร ควบคุม ในการทำงานเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพของทีมงานและองค์กร

โดย Project Life Cycle ใน PMP หรือในหนังสือ PMBOK แบ่งเป็น 3 ช่วงเวลาหลักดังนี้

1. เริ่มต้น (Inital) โดยขั้นตอนนี้ เริ่มทำเกี่ยวกับพวก แนวคิด ระบุทีมงาน และ ตั้งขอบเขตของงาน


2. ขั้นกลาง (Intermediate) วางแผน สร้างBaselineเพื่อตรวจสอบความก้าวหน้าของงาน ทำ Progress และ ทำ Acceptance


3. สิ้นสุด (Final) ทำการตรวจสอบ และ Handover

เน้นนะครับ ว่าเป็นรูปแบบการแบ่งช่วงใน PMBOK ของ PMI แบบคร่าวๆ เท่านั้นนะครับ ที่แบ่งขั้น ออกเป็น 3 ขั้น เพราะบางมาตรฐานอื่น อาจแบ่ง มากกว่านี้ ซึ่งผมจะอธิบายเพิ่มต่อในบทความต่อไป

Scope Creep ตัวทำให้งานไม่รู้จักจบสิ้น

Scope Creep เป็นคำศัพท์ที่ใช้ใน การจัดการโครงการ (Project management) หมายถึง ขอบเขตของงานที่โดนขยายไปเรื่อยๆ

ในการเพิ่มเติมการทำงานต่างๆเข้ามา โดยงานเหล่านี้นั้น ไม่อยู่ใน แผน ไม่กำหนดในทรัพยากร และ ช่วงเวลา และไม่ได้รับความเห็นชอบจากลูกค้าอีก ซึ่งเป็นสิ่งอันตราย แต่กลับเกิดขึ้นจริงในการทำงานโครงการต่างๆ แบบที่ไม่มีให้ทำ ไม่สั่งให้ทำ แต่จะทำ ซึ่งเป้นการเสียเวลา และทรัพยากรโครงการโดยใช่เหตุ

แต่ในบางครั้งอาจต้องทำเพื่อให้โครงการสำเร็จได้

ซึ่งคุณลักษณะของโครงการในข้อ การทำงานตามแผน(Progressive Elaboration) นั้นจะไม่พิจารณาเรื่อง Scope Creep

โครงการ (Project) คำนิยามของ PMBOK

ในตอนนี้ผมจะพูดถึงการจัดการโครงการ (Project management) ของสถาบัน PMI ในมาตรฐานของ PMP หรือ PMBok ก่อนนะครับ

โครงการ(Project) คำนิยามของ PMBOK ความหมายคือ “การเข้าทำงานที่มีระยะเวลาชั่วคราวเพื่อสร้าง ผล บริการ หรือสินค้า ที่มีความเฉพาะตัว”

“A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result.”

ซึ่งสิ่งที่เป็นเอกลักษณะสำคัญของโครงการนั้น ได้แก่

1. ระยะเวลาชั่วคราว(Temporary) การมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด ซึ่งโครงการแต่ละโครงการต้องมีจุดหมายเพื่อเป็นการสิ้นสุด

โดยโครงการจะสิ้นสุดดังนี้
-เมื่อบรรลุถึงวัตถุประสงค์ของโครงการ
-เมื่อสถานการณ์บ่งชี้ให้เห็นชัดว่าวัตถุประสงค์ของโครงการจะไม่บรรลุถึงได้ในอนาคต
-ไม่สามารถเป็นไปได้
-เมื่อไม่มีความจำเป็นที่จะต้องมีโครงการนั้นอีกต่อไป
-โครงการถูกระงับ

ส่วนคำว่าระยะเวลานั้น ไม่จำกัด อาจเป้น เดือน สัปดาห์ วัน ชั่วโมง หรืออาจเป็น ปี ถึง หลายๆ ปี ก็ได้ แต่ในระยะยาวนั้น ต้องมีจุดสิ้นสุดของโครงการ

2. ผล บริการ หรือสินค้า ที่มีความเฉพาะตัว (Unique Products, Services, or Results) โครงการต้องมีผลออกมาที่มีความเฉพาะตัวไม่ว่าจะเป็นรูปแบบบริการ สินค้า หรือ เอกสารทีเป็นประโยชน์

โดยเรื่องความมีเอกลักษณ์(Uniqueness) นั้นเป็นสิ่งสำคัญต่อผลของโครงการมาก งานทุกงานนั้นมีเอกลักษณะตามแต่ละโครงการที่ได้ ซึ่งแม้ผลงานจะเหมือนกัน แต่ความเป็นเจ้าของ การออกแบบ สถานที่ ต่างกัน

3. การทำงานตามแผน(Progressive Elaboration) ซึ่งหมายถึงการทำงานที่ละขั้นตามแผนที่วางไว้อย่างตามเนื่องให้ได้ผลงานเพิ่มขึ้นไปเรื่อยๆ โดยในโครงการนั้นต้องมีการแจ้งขอบเขตให้ชัดเจนและอธิบายถึงสร้างที่ต้องการ รายละเอียดต่างๆ ในคนในทีมพัฒนาโครงการนั้นเข้าใจอย่างมากที่สุดเท่าที่จะทำได้เกี่ยวกับผลและวัตถุประสงค์ของโครงการ ซึ่งสิ่งที่สำคัญคือ แผนที่วางไว้

โดยเมื่อเริ่มต้น ขอบเขตของโครงการนั้นอาจใหญ่แต่เมื่อทำงานไปเรื่อยๆ ด้วยผลงานที่เสร็จเพิ่มขึ้นมาเรื่อยๆ แล้วจะทำให้ขอบเขตงานนั้นเล็กลงไป ทำให้เรามุ่งเป้าไปในขอบเขตโครงการที่ชัดเจนขึ้นและสามารถเพิ่มรายละเอียดได้มากขึ้นเพื่อให้โครงการนั้นสมบูรณ์ตามขอบเขตที่ตั้งไว้

คุณลักษณะ 3 อย่างนี้คือ ลักษณะของ โครงการที่ใช้ทำงานตามแผนที่กำหนดไว้ตามระยะเวลาชั่วคราวเพื่อให้ได้ผลงานที่เฉพาะตัว

โดยส่วนใหญ่การกำหนดคำนิยามว่างงานไหนเป็น โครงการก็ดู อยู่ ประมาณ 2-3ข้อคือ

- โครงการนั้นมีระยะเวลาชั่วคราวหรือไม่
- มีเอกลักษณของผลงานหรือไม่
- หาเป้าหมายของโครงการที่จะสำเร็จได้หรือไม่

ถ้ามีทั้ง 3 ประการนี้ กล่าวได้ว่างานนั้น คือ งานโครงการครับ